Program eSOD do ewidencji i obiegu dokumentów w formie elektronicznej.
Głównym założeniem jest ułatwienie archiwizacji i kolportowania dokumentów pomiędzy jednostkami wewnątrz organizacji. Program może być doskonałym narzędziem do usystematyzowania procesów wewnętrznych w firmie. Przeznaczony jest dla wszystkich, którzy czują się przygnieceni nadmiarem pism (dokumentów) przychodzących do firmy i chcą raz na zawsze pożegnać się z formą papierową, przechodząc na elektroniczny obieg dokumentów.
Jak działa program?
Program podzielony jest na dwa panele: „Panel spraw” oraz „Panel dyspozycji”.
Panel spraw zawiera listę spraw zarejestrowanych do wykonania lub właśnie wykonywanych wewnątrz organizacji.
Przez sprawę rozumiane jest pismo zeskanowane przez kogoś w sekretariacie, powiązane z kontrahentem oraz z nadanymi podstawowymi atrybutami takimi jak tytuł czy opis. Do sprawy możemy dodać także datę, typ, rodzaj czy numer zeskanowanego dokumentu. Oprócz tego mamy możliwość powiązania sprawy z lokalem, lokatorem (jeśli mamy moduł SNO), fakturą (jeśli mamy moduł faktur w programie finansowym) lub inną sprawą zarejestrowaną w programie.
Jednak najważniejszą funkcją jest dysponowanie daną sprawą to znaczy przydzielenie zadania podległej osobie (kierownikowi lub pracownikowi).
Dzięki tej funkcji za pomocą jednego kliknięcia dajemy pracownikowi dostęp do wszystkich danych związanych ze sprawą, a on po zapoznaniu się z nią może ją wykonać lub przekazać dalej. Oczywiście w panelu spraw widać dokładnie na jakim etapie jest dana sprawa i czy dany pracownik zakończył swoje zadanie.
Panel dyspozycji służy do odbioru i korespondencji wewnątrz firmy.
Zawiera listę spraw zleconych do wykonania poszczególnym pracownikom. Pracownik z łatwością może zapoznać się ze zleconą sprawą i przystąpić do jej wykonania lub przekazać ją do innego pracownika. Przekazana dyspozycja jest swego rodzaju nośnikiem informacji o sprawie. Dzięki niej kolejne osoby mogą się z nią zapoznać.
Podstawowe możliwości programu
- Rejestracja spraw/pism przychodzących, wychodzących i wewnętrznych
- Skanowanie pism, dołączanie dowolnych plików (Word, Excel, PDF, JPG, e-mail itp.)
- Przekazywanie dyspozycji/korespondencji między pracownikami z opisem zadań do wykonania i załącznikami
- Następniki (odpowiedzi) i poprzedniki dyspozycji, spraw i pism – łączenie w wątki
- Podział wg rodzajów, stanowisk, wydziałów, archiwum, itp.
- Powiązanie z kontrahentami, obiektami SNO, dokumentami księgowymi, fakturami i innymi obiektami systemu
- Możliwość dekretacji (księgowania) na podstawie danych spraw/pism
- Wydruki zawierające jednocześnie dane dekretu (dokumentu księgowego), powiązanej sprawy/pisma, ścieżki obiegu i akceptacji
