Kadry i Płace – moduł E-Teczki

Nowy moduł programu KADRY i PŁACE – E-Teczki pozwalający na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej.
Pracodawca zatrudniający pracowników na podstawie umowy o pracę zobowiązany jest do prowadzenia ich akt osobowych. Na mocy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku firmy mogą przechowywać akta pracownicze w postaci elektronicznej, bez konieczności utrzymywania ich jednoczenie w postaci papierowej.
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej pozwala na obniżenie kosztów związanych z przetrzymywaniem fizycznych dokumentów, jest ekologiczne, oszczędza czas i zapewnia odpowiednie bezpieczeństwo danych.
Nasze rozwiązanie odpowiada wymogom prawnym w zakresie formy i sposobu przechowywania danych pracowniczych. Struktura e-teczki jest podzielona na 5 tradycyjnie funkcjonujących części. Oprogramowanie zapewnia możliwość wprowadzania dokumentów w formie skanu z wersji papierowej lub, jeśli dokument ma już formę elektroniczną, bezpośredniego importu do systemu. Dokumenty są opisywane i przydzielane do odpowiednich sekcji. System daje możliwość skanowania wielostronicowych dokumentów bezpośrednio z aplikacji, bez potrzeby przełączania się na zewnętrzne narzędzia. Zapewnia też sygnowanie dokumentów podpisem elektronicznym w formacie PAdES, czyli formacie właściwym do podpisywania plików PDF przyjętym w UE, w tym w Polsce zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 5 grudnia 2017 roku. W e-teczce pracowniczej dochodzi do ponumerowania dokumentów. Jest też możliwość łatwej aktualizacji i przeszukiwania elektronicznych akt osobowych. Zawsze dostępny jest szybki podgląd oryginału zeskanowanego dokumentu w PDF.
Dokumenty pracownicze zapisywane są w postaci bezpiecznego archiwum szyfrowanego symetrycznym algorytmem AES. Odczyt archiwum możliwy jest tylko przez uprawnionego pracownika za pomocą naszej aplikacji dysponującej odpowiednim kluczem deszyfrującym.
E-Teczki posiadają szereg funkcjonalności, które ułatwią przejście od archiwum tradycyjnego do nowoczesnego repozytorium elektronicznego.